前言

作者河知銀曾任多家大型企業CEO的秘書，長期近距離觀察這些高生產力人士如何在繁忙的日程中，不僅工作表現出色，還能兼顧家庭與個人生活。他發現這些人有一個共同特質——「不被時間追趕」。

高效人士並非完成更多工作，他們選擇完成最重要的工作；他們並非追求做多少，他們在意的是「做什麼」及「如何做」。

這本書講求「提早完成工作」的時間管理技巧，適合那些總是在截止日期前趕工的人，比如我自己。

雖然書中並未提出特別新穎的觀點，但它分析了無法提早完成工作的幾個案例，並逐一指出問題所在及解決方法。如果你也常在工作或生活中感到時間失控，或許能從書中找到與自己相似的案例，並嘗試做出微調。

被時間追著跑的急躁情緒，讓人的視野變得狹隘，錯過那些理應留意之處。

心得

一、從接到任務的那一刻，差異就已經開始

如果我今天下午兩點到四點要開會，通常只會在行事曆上寫「2:00~4:00 開會」。但高效人士的做法與此不同，關鍵就在於他們不只安排執行時間，還會考慮準備與收尾，確保整個流程順暢。

高效人士將任務拆分為三個階段：

1. 準備（1:20~2:00）： 準備會議資料，確認討論重點。
2. 執行（2:00~4:00）： 進行會議。
3. 收尾（4:00~4:30）： 彙整重點，紀錄待辦事項，安排後續行動。

這些額外的準備與收尾時間不會占用太多精力，卻能顯著提升效率。然而，我過去總是忽略這些細節，以為匆忙趕去開會就是高效的表現。

此外，行事曆不只是用來標記行程，還能幫助我們更有意識地思考。

若將「開會」改為「與○○團隊討論新產品的銷售結果」，不僅能確保自己記得行程，也能在無意間刺激思考，提前構思會議內容，甚至可能因此產生新的點子。

一個小技巧： 在行事曆的空白處寫下「這場會議的重點是什麼？」或「希望達成什麼成果？」尤其是面對棘手的任務，清楚記錄「該做什麼」與「如何做」，能讓你更快進入狀態，提升執行效率。

確定工作順序後，即可按照時段分配何時進行哪項業務。這會決定將在一天中的哪個時段、使用多少時間進行。此時，有件事千萬不要忘記—必須具體紀錄該時段「做什麼」、「怎麼做」。

二、堅守自己的時間表，抵制完美主義

想要提早完成工作或者提高效率，某種程度上就是要抵制完美主義。

完美主義其實是個陷阱，因為無論你如何做、花多少時間去做，永遠都無法達到完美，反而讓我們迷失在細節中，無法到達終點。

作者建議，最好將任務拆解為數個小任務，並為每個小任務設定預計完成時間，避免時間無謂流失在細節中。在有時間壓力下，更能讓我們專注在最重要的事物上：先求完成。

拆解好任務後，務必要堅守自己的時間表，優先要求自己再時間內完成進度，無論如何都不可以替自己找藉口拖延，

一開始可能會一直錯估時間，沒關係，但練習久了之後就可以正確的估算自己在每件大大小小的任務上需要花費的時間，接下來更有助於你安排大型任務或者一整天的行程

長期以來，我的記事本只會列出待辦事項，卻從未設定預計完成時間，這可能就是我難以掌控時間的原因。

唯有百分之百熟悉一份工作的執行過程，才有辦法徹底做好時間管理；在正式開始投入工作前，必須先把要做的是細分為小單位，逐一列成一份清單。

三、先讓大腦熱身，為自己下個美好的預言

如果你在上班途中，已經預見今天會忙到沒時間吃飯，你會怎麼想？

「可惡，今天一定很忙，肯定無法準時下班！」

還是——

「無論多忙，就一件一件地完成吧！」

過去的我總是抱持第一種想法，結果不僅更疲憊，工作也更加不順利，或許我們可以試著用正面的角度來面對。

如果你是急性子的人，與其告訴自己「我要趕快做完」，不如換成「穩穩地來，把事情做好」；如果你總是忙到忘記吃飯，不要想著「今天肯定沒空吃午餐」，而是提醒自己「適時休息，才能保持高效」；如果待會有個討論會議，別預設「今天可能會與同事爭論」，而應該想著「如何讓會議順利推進」。

大腦很容易被暗示。當你告訴自己「今天會很順利」，你的行動和決策也會朝這個方向運作。同樣地，當你只要求自己「先穿上運動鞋」，你的抗拒感就會降低，開始運動的機率也會提高。

我們無法確保今天的報告一定順利，但先想像自己自信地站在講台上，會讓我們在實際報告時更加沉穩。同樣地，從起床的那一刻開始告訴自己「今天會是充滿希望的一天」，那麼擁有美好一天的機會，也會大大提升。

「今天會忙死」的想法，創造了忙得不可開交的一天；「慢慢做就會做得很好」的心態，讓人有時間可以重新思考。

四、沒有「等一下」這個選項，只有「做」與「不做」這兩個選項

你有發現時間流失最快的時刻嗎？對我來說，通常是剛結束一項工作時。

剛出社會時，下班回家後，我常對自己說：「休息一下再去運動。」結果滑滑手機、看看電視，一個小時過去，運動計畫也泡湯了。

「等一下」是一種自我欺騙的咒語，讓我們誤以為稍後就會開始，但實際上，我們只是決定了「現在不做」。

我目前有兩種方式應對「等一下」的陷阱：

1. 設定具體時間點：「休息十分鐘，6:15就去運動。」甚至可以設鬧鐘提醒。
2. 明確規劃下一步：「喝口水、吃點心，然後立即回去工作。」這樣可以避免時間無意識地流失。

曾看過一本書提到，人們常放大當下的疲憊，卻誤以為未來的自己會比較輕鬆。因此，我們經常把麻煩的事情丟給明天，但實際上，明天的自己並不會更輕鬆。

面對「等一下」這個陷阱，最好的方式是問自己：「這件事一定要完成嗎？可以交給別人嗎？」如果是非做不可，那麼最好的時間點就是現在。

越重要的事，越該提早開始。就算不知道做這件事的確切日期，但終究需要完成的工作，就該一步步向前邁進。

後記

學生時代，我們都見過所謂的「學霸」。有些學霸將全部時間投入學習，成績頂尖，卻幾乎沒有生活；但也有些學霸，成績優秀的同時，仍能參加社團、培養才藝，甚至過得比一般人更充實。

這本書講述的，就是後者。他們如何在有限的時間內，過出「彷彿一天有30小時」的高效人生，而祕訣就在於將事情提前完成，重視且預留事後檢討與改善的時間。

我一直是那種在截止日當天才能勉強完成工作的人。表面上，我能在時間內交差，但其實是靠犧牲健康（熬夜、跳過用餐）或剝奪親友時間（臨時取消約會）來換取的。

這篇文章就在利用作者的建議下進行，原本我完成一篇文章的時間大概需要十天，結果就用了六天就完成，有很多的細節沒有很滿意，不過沒關係，先完成比較重要。

時間管理的目的，是為了擁有更豐富精采的人生，而不是將大量時間花費在單一方面。

推薦給那些讀者

• 總是在截止期限前趕工的人
• 工作時間長，卻產出與投入不成比例的人
• 忙碌一整天，卻沒完成重要任務的人
• 每天都覺得很忙，卻只有自己感動自己的人

未來打算採取的行動(3/19)

• 將大任務拆解成小任務，並為每項任務設定時間，將任務分割好準備、執行及收尾。
• 記錄時間花費，確定每項任務預計花費時間，並在時間內先求完成。
• 確保穩定輸出，以「一週寫完一篇心得」為目標